Privacyverklaring

In de eerste plaats worden persoonsgegevens verwerkt als je telefonisch of per email contact opneemt voor het stellen van een vraag over de diensten van Stichting Het Werkt. De persoonsgegevens die je hierbij verstrekt zijn nodig om je snel en gericht te kunnen voorzien van informatie over onze diensten. Na telefonische of schriftelijke toestemming wordt deze informatie maximaal 6 maanden bewaard.

Als op basis van het eerste contact wordt besloten tot een kennismakingsgesprek en daarin blijkt dat de dienstverlening van Stichting Het Werkt past bij jouw hulpvraag, krijg je een intakeformulier mee naar huis. Hierop dien je jouw algemene persoonsgegevens in te vullen en jouw hulpvragen. Deze gegevens breng je mee naar het intakegesprek dat hierop volgt. Wanneer er wederzijdse overeenstemming is over de te leveren zorg en deze ook gefinancierd kan worden, wordt een zorgovereenkomst afgesloten en gaan deze gegevens deel uitmaken van jouw cliëntendossier. Indien er uiteindelijk toch geen een zorgovereenkomst wordt afgesloten, worden jouw persoonsgegevens opgeslagen voor een maximale duur van 6 maanden.

Om de zorgovereenkomst goed uit te kunnen voeren, verwerkt Stichting Het Werkt niet alleen algemene persoonsgegevens zoals naam, adres, geboortedatum en telefoonnummer, maar ook de aard van de hulpvragen. Daarnaast vraagt Stichting Het Werkt indien dit zinvol is en de cliënt hiervoor toestemming geeft eventueel dossiers op van eerdere hulpverleners. Dit alles wordt samen met het indicatiebesluit, de zorgplannen, evaluaties en rapportages vastgelegd in een elektronisch dossier. Stichting Het Werkt bewaart deze gegevens 15 jaar conform de wettelijke bewaartermijnen. Wanneer je komt te overlijden zal het dossier binnen 6 maanden worden vernietigd.

Mocht er onverhoopt een klacht zijn over de dienstverlening die niet in goed overleg kan worden opgelost, dan zal deze worden voorgelegd aan de Klachten- en geschillencommissie (conform de Wkkgz). Stichting Het Werkt zal gegevens over afgehandelde klachten 15 jaar in het dossier bewaren.

Voor facturatie en de financiële administratie verwerken wij naam en factuuradres, code van de beschikking, aard en omvang van de begeleiding, factuuradres, bankrekeninggegevens, naam van eventuele instelling en nummer van de kamer van koophandel en emailadres. Zonder deze gegevens kunnen wij betalingen niet verwerken. Deze gegevens zijn nodig voor de uitvoering van de overeenkomst. Stichting Het Werkt bewaart deze gegevens, volgens de wettelijke verplichting van de Belastingdienst, 7 jaar.

Gegevens van medewerkers

Ook van medewerkers worden persoonsgegevens verwerkt. Dit begint wanneer iemand solliciteert op een vacature bij Stichting Het Werkt en daarbij persoonsgegevens aanlevert in de vorm van een cv en/of motivatiebrief. Zonder toestemming worden deze gegevens maximaal 4 weken bewaard. Alleen wanneer de sollicitant toestemming geeft, kunnen deze persoonsgegevens voor de periode van maximaal een jaar worden opgeslagen.

Gegevens van medewerkers die verwerkt worden hebben betrekking op naam, adres, woonplaats, bankrekeningnummer, referenties, loonbelastingverklaring, VOG, arbeidsovereenkomst, identiteitsbewijs, diploma’s, jaar- en evaluatiegesprekken en ziekteverzuim. Deze gegevens worden tot maximaal 2 jaar na einde dienstverband bewaard. Uitgezonderd hiervan zijn de gegevens die voor de belangdienst minimaal 7 jaar moeten worden bewaard.

Maken van foto’s

Stichting Het Werkt maakt alleen na toestemming foto’s van cliënten en/of medewerkers. Deze foto’s worden enkel gebruikt voor het facebookaccount, de website of flyers van Stichting Het Werkt en voor geen enkel ander commercieel doeleinde. Iedere cliënt heeft het recht om de toestemming in te trekken. Stichting Het Werkt zal deze foto’s dan uiterlijk binnen 14 dagen verwijderen.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Stichting Het Werkt neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Zo zijn de harde schijven van alle laptops, vaste pc’s en telefoons van Stichting Het Werkt versleuteld. Het is daarmee vrijwel uitgesloten dat bij verlies of diefstal van apparatuur data verloren kunnen gaan en misbruikt kunnen worden.

Alle persoonsgevoelige informatie is beveiligd en conform de geldende wet- en regelgeving opgeslagen. Documenten met persoonlijke informatie die Stichting Het Werkt met toestemming van de cliënt naar andere organisaties verstuurt, worden altijd versleuteld verzonden.

De websites www.hetwerkt.eu en www.stadstuinderijpiushaven.nl hebben beide een SSL-certificaat (https), waardoor gegevens over een beveiligde verbinding verstuurd worden.

Medewerkers van Stichting Het Werkt zijn mondeling en schriftelijk geïnstrueerd om op een veilige manier om te gaan met persoonsgegevens. Verder wordt gebruik gemaakt van een register waarin eventuele onregelmatigheden en datalekken worden beschreven en de daarmee samenhangende verbeteracties worden gemonitord.

Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze teamleider Jeffrey van den Berg via jeffrey@hetwerkt.eu

Delen van persoonsgegevens met derden

Stichting Het Werkt verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of op jouw eigen verzoek.

Jouw persoonsgegevens worden niet alleen door Stichting Het Werkt verwerkt, maar ook door bedrijven die door Stichting Het Werkt zijn ingeschakeld voor de uitvoering van de overeenkomst. De wet noemt deze bedrijven ‘verwerkers’. Een van onze belangrijkste verwerkers is Qurentis. Dit bedrijf verzorgt de hosting en het beheer van de digitale cliëntendossiers. Een andere organisatie is Vandaag Zorgvernieuwing, die de aanlevering van geleverde zorg bij het CAK voor haar rekening neemt.

Met bedrijven die in opdracht van Stichting Het Werkt jouw gegevens verwerken, sluiten wij een bewerkersovereenkomst. Hierin verplichten deze bedrijven zich om te werken met eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid als Stichting Het Werkt. De verwerkers handelen onder eindverantwoordelijkheid van Stichting Het Werkt.

Cookies of vergelijkbare technieken die wij gebruiken

Stichting Het Werkt gebruikt alleen technische, functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen in zoverre dat niet in strijd is met onze wettelijke verplichtingen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Stichting Het Werkt en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een andere, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdraging en een verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens per email sturen naar jeffrey@hetwerkt.eu Om fraude en/of misbruik te voorkomen en er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Stichting Het Werkt wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Geautomatiseerde besluitvorming

Stichting Het Werkt neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat dan om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Stichting Het Werkt) tussen zit.

Aanpassen privacyverklaring

Stichting Het Werkt behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen conform de van toepassing zijnde verordeningen en wetten. Wijzigingen zullen op de website worden gepubliceerd. De huidige privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 18-05-2018